Beste leden van WV Arne,

Ik hoop dat jullie dit bericht in goede gezondheid bereikt. We zitten  met elkaar in een vervelende periode en met de laatste besluiten van afgelopen weken, blijft dit ook nog wel even zo. Ik hoop dat het jullie goed gaat, niet alleen lichamelijk, maar ook  mentaal. De huidige periode en de getroffen maatregelen trekken een zware wissel op ons leven en ons welzijn. Zelf ben ik het thuiswerken na zeven maanden – met af en toe een kantoordagje – ook wel een beetje beu en zie ik er weer naar uit om elkaar te ontmoeten. In de zomer hadden we iets meer gelegenheid om er op uit te trekken met elkaar, maar nu moeten we weer de schouders er onder zetten om de groeiende besmettingscurve weer plat te slaan.   

Als bestuur proberen we zoveel als mogelijk de continuïteit van onze vereniging te borgen. Dit lukt aardig, maar veel geplande evenementen en bijeenkomsten zijn natuurlijk in het water gevallen. Een belangrijk evenement wat wel door moet gaan is de Algemene Leden Vergadering (ALV). In het voorjaar kon de ALV vanwege Corona niet door gaan. En ook de najaars-ALV kan niet doorgaan op de manier zoals we gewend zijn.

Omdat de ALV echter wel gehouden moet worden, kiezen we voor een online-variant. Dit betekent dat we de ALV van 6 november a.s. via elektronische weg zullen houden. Met de verlenging van de tijdelijke Corona-spoedwet is geregeld dat ook langs elektronische weg gestemd kan worden in de ALV. Dus dat betekent dat dit – ook al is in de statuten anders bepaald – rechtsgeldig is.

Indien er tegen deze wijze van vergaderen bezwaren zijn, dan vernemen wij dat graag, onder vermelding van die redenen. Indien er bezwaren komen, zullen we bezien om hoeveel leden het gaat en/of aan de bezwaren tegemoet kan worden gekomen, bijvoorbeeld het machtigen van een ander lid.

Let wel, het bestuur is door de noodwet gerechtigd om deze wijze van vergaderen te bepalen, dus het is niet noodzakelijk dat iedereen instemt met deze keuze, maar we vinden het wel zo netjes om dit even bij jullie te checken.

Op de agenda voor de ALV staat een aantal onderwerp ter besluitvorming en deze zullen daarom in stemming worden gebracht. Uiteindelijk bepaald de ALV tenslotte of we dingen wel of niet gaan doen.

Vooruitlopend op de agenda zijn dit alvast de onderwerpen waarover gestemd moet worden:

·         Nieuwe secretaris;

·         Nieuwe penningmeester;

·         Jaarrekening 2019;

·         Ontwikkelingen, investering, financiering van Oostwatering 2.0;

·         Begroting 2021.

Door de ALV online te doen hopen we op een grote opkomst. Een groot voordeel is dat je binnen kan blijven en vanuit je eigen bank kan meedoen. Een nadeel is dat je voor je eigen catering moet zorgen tijdens de ALV en dat we na afloop niet nog even gezellig kunnen borrelen en bij bijkletsen.

We hebben inmiddels via NOC-NSF een platform geselecteerd waarmee we veilig kunnen vergaderen. Veiligheid heeft betrekking op de verbinding, inloggen, deelnemen, privacy en stemmen. Je kunt vast een kijkje nemen op hun website – Online-ALV.nl.

Ook is het proces van vergaderen anders. We vergaderen via een livestream verbinding.  Dat wil zeggen dat we als bestuur voor de camera staan en wij jullie door de agenda praten. Jullie kunnen meekijken via je persoonlijke inloggegevens en live met ons communiceren via een chatmogelijkheid. Via een toetsenbord dus en niet via microfoon en camera. Jullie kunnen je voorstellen dat dat met (mogelijk) enige honderden deelnemers niet te doen is.  Via de chatfunctie kun je dus vragen stellen en meningen geven. We proberen dan alle vragen die binnen komen direct te beantwoorden.

Ook het stemmen gebeurd via het platte scherm. Dit is ook zodanig geregeld dat dit op een veilige manier kan. Hoe dit gaat wordt duidelijk in de mail die jullie hierover krijgen.

De livestream, alle chats, deelnemende leden en stemmingen worden bewaard voor naslag, bewijsvoering en vastlegging.

Verder vraagt het een andere voorbereiding van ons en van jullie. We ontvangen graag vooraf jullie meningen en vragen bij de ALV-stukken of andere relevante vragen. Wij kunnen ons dan voorbereiden op de antwoorden die we jullie terugkoppelen tijdens de ALV.

Ik neem jullie even kort mee in de planning die wij voor ogen hebben.

·         De ALV start op vrijdag 6 november om 20.00 uur en duurt tot ca. 21:30 uur

·         Op 6 november (in de vroege ochtend) ontvangen jullie de uitnodiging met de login gegevens en toelichting;

·         Voorafgaand en tijdens de vergadering is online hulp beschikbaar, informatie staat in de uitnodigingsmail;

·         23 oktober staan de agenda en de stukken voor de ALV beschikbaar op de website van WV Arne. Jullie krijgen daar een mail over;

·         Uiterlijk 4 november 10:00 uur ontvangen we jullie vragen over de stukken of over andere onderwerpen;

·         5 november stellen we alle ontvangen vragen via de mail beschikbaar aan alle leden, zodat iedereen over dezelfde informatie beschikt;

·         Heb je suggesties, vragen of opmerkingen over de ALV in deze opzet dan ontvangen we dit graag voor 12 oktober 2020  via admin@wvarne.nl

·         Na de ALV zullen we deze manier van vergaderen met elkaar evalueren.

Ik hoop jullie op 6 november in grote aantallen te treffen via het platte scherm.

En zorg zelf voor iets lekkers bij je eigen kopje koffie of je eigen biertje.

Blijf gezond, let een beetje op elkaar en hou vol!

Namens het bestuur van WV Arne

Walter van Wijngaarden